Au moment même où vous lisez cet article, vous êtes certainement en train de jeter un coup d’œil sur vos mails, café à la main et téléphone à l'oreille. Cette situation porte un nom, cela s'appelle le multitasking. Autrement dit, l'art d'être au four et au moulin ! Cette capacité à être multitâches exerce-t-elle une pression dans votre vie personnelle ou professionnelle et augmente-t-elle notre productivité ? Voici le thème de notre étude d'aujourd'hui.
Le multitasking ou l'art de jongler entre les dossiers
Le multitasking est donc cette faculté à faire plusieurs tâches à la fois. cette pratique est omniprésente dans notre vie professionnelle et personnelle. Même involontairement, il n'est pas rare de répondre à un mail tout en étant au téléphone et en faisant signe à sa collègue de patienter. Il en va de même dans la vie personnelle : faire son repassage ou déjeuner tout en allant de temps en temps jeter un œil sur son profil facebook, répondre à 2 ou 3 anecdotes, puis s'y remettre est (presque) monnaie courante. Qui osera dire qu'il n'est pas multitâches ?
La capacité de passer d'une activité à une autre ou "switcher" n'est pas forcément une solution que l'on pourrai qualifier de rentable. Pourquoi ? Tout simplement parce que notre esprit n'a pas encore cette faculté d'être à 100% de ses capacités lorsque l'on passe d'une activité à une autre. Il lui faut un minimum de temps pour s'adapter. La productivité ne sera donc pas la même.
Prenons un exemple sur 2 tâches distinctes et qui n'ont pas le même besoin de concentration :
Tâche A = 30 min Tâche B = 15 min
Soit 45 minutes de travail si celles-ci sont réalisées l'une après l'autre.
Mettons-les en situation de multitasking, donc réalisées simultanément, suivant le schéma ci-dessous :
En résumé, la tâche A, d'une durée initiale de 30 min vous a pris en réalité 40 min ; et la tâche B, 30 min au lieu de 15 min. Ceci est bien sûr sans compter le temps qu'il vous faut pour que vous vous replongiez à 100% dans votre dossier ou activité !
Les nouvelles technologies influencent-elles nos comportements ?
Nous sommes tous d'accord aujourd'hui pour dire que les nouvelles technologies nous aident à gagner du temps et nous facilitent nos tâches. Néanmoins, celles-ci nous incitent à nous disperser et par conséquent, diminuent notre attention. Un dossier, qui pourrait être traité parfaitement dans les délais impartis, devient malheureusement de l'à peu près par manque de temps ou de concentration.
De plus en plus, notre quotidien est réglé sur l'urgence, en faire plus en un minimum de temps. Se sentir multitâches devient une occasion pour aller plus vite. A l'heure où la messagerie instantanée nous dicte nos échanges : j'envoie un mail et j'attends la réponse aussitôt, le multitasking au bureau nous fait perdre en efficacité.
Maîtrisez votre organisation et augmentez votre productivité
Il s'agit, tout simplement, de modifier son comportement en sachant maîtriser le flux d’informations qui vous arrive et surtout en sachant gérer sa concentration pour ne pas se laisser "distraire" par les outils de communication modernes mis à votre disposition. Vous devez rester maître de vos flux et non en être victime.
On en arrive tout naturellement à dire qu'il faut savoir gérer son temps et son organisation de travail. Commencez par exemple, par désactiver l'alarme de votre messagerie à l'arrivée d'un nouveau mail, éteignez votre téléphone ou transférez-le à une assistante ou collègue lors du traitement d'un dossier qui vous demande une concentration optimale et, surtout, astreignez-vous à faire une tâche à la fois, faites-la bien avant d'en commencer une autre.
le multitasking est donc ce que l'on peut appeler une FBI, Fausse Bonne Idée. En effet, ce comportement et cette façon de travailler ne permet pas une efficacité optimale. Il est préférable pour votre productivité de réaliser les tâches les unes après les autres.
Sophie
article écrit pour le site "Travailler à domicile" le 2 oct 2011
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