Comment allier organisation et efficacité ?

Vous avez sûrement remarqué que la vie est semée d’embûches, même si vous avez tout (enfin presque tout !) planifié. Cette situation est aussi bien valable dans la vie professionnelle que la vie personnelle. Les personnes super organisées ne seront pas épargnées non plus. Alors comment rester organisé(e) et efficace face aux aléas, et comment ne pas tomber dans la procrastination...

1) Gérer les imprévus en priorisant

Bien souvent, c’est quand tout va pour le mieux au bureau et dans votre vie familiale que le 1^er couac arrive. Prenons l’exemple d’une panne d’ordinateur. Généralement, dans ce que l’on appelle la loi des séries, ce premier imprévu peut être suivi d’un second en conséquence du premier. Exemple, l’achat, pour l’anniversaire de votre conjoint, d’un bon cadeau style stage de pilotage ; bon que l’on peut acheter uniquement sur internet parce qu’il y a une super promo !

Cette situation risque d’autant plus vous rendre irritable si ces deux imprévus surviennent en même temps ! Vous allez vous sentir stressé(e) et vous allez pester contre ces nouvelles technologies qui sont censées vous faire gagner du temps… Et au final, quel sera le résultat ? Votre conjoint n’aura pas son bon pour son cadeau d’anniversaire, car votre ordinateur était en panne (un jour férié qui plus est, suivi d’un week end… histoire de corser un peu la situation ; et que votre informaticien avait fermé sa boutique pour partir en week end en famille !)

Comment résister moralement et être organisé(e) face à ce type de situation ? Je vous réponds tout de suite : faire une liste des tâches !

Le principe de la liste des tâches est d’y annoter toutes vos préoccupations, qu’elles soient personnelles ou professionnelles, et l’objectif que vous souhaitez atteindre. Dans notre exemple, les objectifs seront réparer l’ordinateur et acheter un cadeau d’anniversaire à votre conjoint.

Ensuite, il vous suffit de prioriser ces tâches et leur donner un échéancier (à respecter), en fonction de vos objectifs… pour les tâches qui prennent moins de 2 minutes, réalisez les MAINTENANT, n’attendez pas le dernier moment.

Reprenons notre exemple, quelle est la tâche la plus importante pour vous ? Réparer votre ordinateur car c’est également votre outil de travail ? ou acheter ce fameux cadeau d’anniversaire : ce stage de pilotage ?

Ici, si votre ordi est également votre outil de travail, il est prioritaire ! Contacter un réparateur est la première chose à faire ! Si, au contraire, vous estimez que l’anniversaire de votre conjoint est prioritaire ; il vous faudra alors dans ce cas, soit trouver un autre cadeau (pas d’ordinateur = pas d’internet = pas de stage de pilotage !), soit aller chez votre voisine pour passer 5 minutes (ou peut-être plus si vous prenez un café et discutez pendant une heure J ) devant son ordinateur et passer commande de ce bon pour le recevoir à temps…

Vous êtes le seul à juger ce qui pour vous est le plus important.

2) Vaincre la procrastination en changeant son état d’esprit

J’ai pris ici un exemple de « panique à bord ». Tous les imprévus ne sont pas forcément à régler dans un aussi court délai… néanmoins, il est très important de ne pas tomber dans la procrastination. Qu’est-ce que c’est ? Eh bien, tout simplement, cette fâcheuse tendance que l’on a, bien souvent, de remettre à plus tard ce que l’on peut faire le jour même…

Comment ? Dans un premier temps, changer son état d’esprit… Pas facile à faire ! Je m’explique. Afin de représenter un état d’esprit volontaire, pour mettre votre motivation en avant et pour que vos objectifs avancent, ne dites pas « il faudrait que… », mais « je dois… ». Vous voyez la nuance ? Le premier indique que c’est une des options à choisir, vous êtes en proie au doute et vous risquez de remettre votre choix à plus tard. Le second nous montre que vous êtes décidé(e) et après analyse des options, c’est celle là que vous avez choisie. Vous passez ensuite à l’étape suivante.

3) Efficacité ou efficacité ?

Que signifie pour vous être organisé(e) et surtout efficace ? Si vous me répondez « parce que j’ai tout fait sur une journée », je vous réponds que je ne suis pas d’accord avec vous ! 😉 
Etre efficace, ce n’est pas en faire plus mais c’est le faire « mieux ». 
Etre efficace permet de se libérer du temps pour faire ce que l’on a envie de faire... ou rien du tout ! Lol

Un autre conseil ? Mettez-vous à l’esprit que vous devez commencer une tâche avant de penser au résultat. Pourquoi ? Car penser au résultat peut vous faire passer à côté d’étapes très importantes de votre objectif… ceci risque au final de vous décourager car vous serez peut-être obligé(e) de recommencer tout votre projet en respectant les étapes que vous aurez négligées. Quelle perte de temps !

Allez, un dernier conseil rapide… ne vous négligez pas, accordez-vous du temps pour vous et vos loisirs en famille. Vous serez alors ressourcé(e) et motivé(e) pour appréhender une journée de travail peut-être riche en rebondissement !

Avec tous ces conseils, vous voilà enfin organisé(e) et efficace…

Sophie