Bien
souvent, on s’entend dire « Je n’ai pas envie de reprendre ! »,
n’est-ce pas ? Non pas que votre travail ne vous intéresse pas ; disons
plutôt que vous appréhendez cette surcharge de travail que beaucoup de
personnes connaissent à la reprise ! Voyons ensemble comment maîtriser
son temps et revenir à une gestion optimale…
1) Pourquoi gérer son temps ?
Les
personnes qui ont beaucoup de documents sur leur bureau voient et
manipulent le même papier ou dossier des dizaines de fois, se redisent
la même chose à son sujet plusieurs fois par jour.
C’est très consommateur d’énergie. En fait, c’est littéralement épuisant.
Sans
que vous vous en rendiez compte, le désordre vous « pompe » votre
énergie. Et même si personne ne venait rien ajouter à vos piles, vous
auriez quand même l’impression d’être débordé. En fait, il s’agit de
prendre des décisions.
Dans 99% des cas, vous savez quoi faire avec ce document ; attendre quelques heures ou quelques jours de plus n’y changera rien.
2) Gérer les pollueurs de temps
Les principaux « pollueurs de temps » au bureau sont les suivants. Comment les gérer ?
o Le téléphone
o Si
vous avez la possibilité d’utiliser une boite vocale, je vous
recommande de l’utiliser à certains moments de la journée. Dites-vous
que si un client ou collègue est systématiquement rappelé dans l’heure
qui suit son message, il appréciera votre professionnalisme. Surtout si
vous le rappelez avec le bon dossier sous la main et les réponses déjà
prêtes.
ATTENTION :
la synthèse du « tant que c’est chaud » : n’hésitez pas à prendre un
maximum de notes à la fin de votre conversation. Cette expérience vous
sera fort utile et vous fera gagner du temps pour la suite, dans le cas
d’un litige par exemple.
o Les visiteurs
o Les
rapports humains sont nécessaires et utiles à toute collaboration.
Restez néanmoins succins mais ne les inondez pas pour autant de mails.
o Les réunions
o Il
est nécessaire de toujours établir un ordre du jour et un créneau
horaire précis. N’oubliez pas votre « cahier » de liste des tâches,
votre agenda et les dossiers utiles à l’ordre du jour.
o Les attentes
o Toujours
confirmer son rendez-vous, mais attendez-vous à patienter. Vous pouvez
optimiser ce temps en lisant les articles de votre dernier magazine
professionnel.
o Le courrier / les e-mails
Ne sautez pas sur chaque mail qui vous arrive.
o Prévoyez
un temps dans la journée pour lire vos messages ou courriers. Ce n’est
pas efficace de mettre une alarme sur votre messagerie. Vous pensez être
réactif alors que vous vous détournez de votre tâche, vous n’êtes plus
productif.
o La désorganisation
o Chercher pendant 10 min un mail
o Ne plus retrouver un document
o Revenir au bureau car on a oublié un document pour la réunion
o Déranger 3 personnes pour nous aider à remettre la main sur un dossier…
Si vous vous astreignez à ranger chaque soir votre bureau et à noter sur votre cahier les actions à faire, la situation devrait s’améliorer.
o L’absence de délégation
o Déléguer ne signifie pas « perdre le pouvoir » sur un dossier.
Déléguer une tâche à une personne compétente permet au final de gagner du temps ou de se re-concentrer sur une autre activité.
Il faut néanmoins être clair avec vos collaborateurs sur les objectifs à atteindre, les moyens et les délais.
De temps en temps, reconsidérez ce que vous pouvez déléguer.
o L’incapacité à refuser
o Parfois, il est nécessaire de dire NON à quelqu’un.
Vous
pouvez être très compétent sur beaucoup de sujets, pourtant vous
occupez un poste avec ses priorités. Tout ce que l’on vous demande en
dehors de vos missions risque de vous rendre moins efficace.
ATTENTION : Tout est dans la diplomatie, bien entendu !
o La procrastination
Travailler
sous la pression d’une date limite n’est pas l’idéal. Votre travail ne
sera pas « meilleur » sous la pression. Vous risquez, au contraire,
d’oublier des notions essentielles.
3) La planification de votre travail
Essayez
de planifier chacune de vos tâches en y incluant ¼ d’heure
supplémentaire afin de pallier aux imprévus (déplacement, coup de fil
urgent…). De cette façon, vous ne serez pas en retard à votre
rendez-vous par exemple.
ATTENTION : C’est quand vous avez le plus d’énergie qu’il faut s’attacher aux choses délicates. Sinon, cela devient insurmontable.
Conservez le rangement de votre bureau pour votre heure creuse.
A
votre arrivée au bureau le matin, attrapez votre cahier et vérifier la
priorité de vos tâches. Modifiez-la si nécessaire en fonction des
nouveaux éléments en votre possession.
Maîtrisez vos rendez-vous : l’objectif étant d’essayer d’atteindre les objectifs dans le temps imparti.
Bonne reprise à vous.
Sophie
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